Rapportera överträdelser (visselblåsning)

Frågor och svar kring rapportering av överträdelser

Varför ska jag rapportera en överträdelse mot lag eller Uppförandekod som jag misstänker sker i NCC:s verksamhet??

En stark, öppen och positiv integritetskultur är central för NCC och i linje med våra Star behaviors och värderingar – Ärlighet, Respekt och Tillit. Agera med omtanke är en Star behavior som beskriver hur vi förväntas ta ansvar för våra handlingar och användning av resurser, och att mildra risker och agera med integritet för att säkerställa en säker, högkvalitativ och ansvarsfull verksamhet.

Vi har alla ett ansvar att agera på ett etiskt korrekt sätt och att informera relevanta personer om någon inte agerar på ett etiskt korrekt sätt eller bryter mot någon lag eller Uppförandekoden. Om du får kännedom om ett brott mot NCC:s Uppförandekod vill vi att du rapporterar det. Ofta kan tidig rapportering hjälpa till att lösa ett problem snabbt och minimera skadan.

Vem kan rapportera en överträdelse av lag eller NCC:s Uppförandekod kopplat till NCC:s verksamhet?

Vem som helst kan lämna in en rapport. De flesta rapporter lämnas av våra medarbetare, men vi motar även rapporter från konsulter, leverantörer, kunder eller andra affärspartners.

Om jag har misstankar om överträdelser, hur ska jag rapportera dem?

Vi ber dig att i första hand rapportera misstänkta brott mot uppförandekoden direkt till din chef, eller din chefs överordnade. Om du föredrar kan du istället kontakta Human Resources, Legal, Finance eller Security. Det kan du göra via mejl eller telefon, men även personligen.

Det går även bra att kontakta Head of Compliance genom att skicka epost till compliance@ncc.se eller ett brev till: Head of Compliance, Group Legal & Risk, 170 80 Solna.

Om du känner att du inte kan rapportera till någon av dessa kan du använda NCC:s visselblåsarlinje, SpeakUp, där du även har möjlighet att lämna din rapport anonymt. Visselblåsarlinjen är tillgänglig 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan, via telefon eller webbplatsen på alla våra lokala språk samt engelska och tillhandahålls av en tredje part.

Vad ska rapporten innehålla?

Det är viktigt för utredningen att den som rapporterar lämnar så mycket information som möjligt som kan vara till hjälp i utredningen (alltid ”vad, när, hur, var” – ”vem” när så behövs för att lösa ärendet). Dessutom är all dokumentation som kan tillhandahållas till hjälp.

Om du kommer på något annat viktigt efter att du har lämnat in rapporten kan du använda det lösenord du får när du rapporterar för att komma åt din ursprungliga rapport och lägga till mer information eller svara på frågor som du kanske har fått från Group Compliance.

Hur kan ni försäkra anonymiteten?

NCC har inte möjlighet att spåra identiteten på den som lämnar en rapport i visselblåsarlinjen SpeakUp.  Inga identifierbara uppgifter som IP-adress och röstmeddelande lämnas ut till NCC av den externa leverantören. Den som lämnar rapporten får av systemet ett unikt ärendenummer. Med hjälp av ärendenumret kan den som lämnade rapporten lyssna på eller läsa svaret från NCC när de går in i systemet igen.

Din identitet (om känd) hålls alltid konfidentiell. För att ytterligare försäkra dig om din anonymitet kan du överväga att inte avslöja några identifierbara uppgifter när du lämnar rapporten. Om du väljer att vara anonym, kom dock ihåg att gå tillbaka till din inlämnade rapport i systemet eftersom Group Compliance kan ha skickat frågor till dig. Det kan vara svårare att göra en utförlig utredning om den som rapporterar är anonym, så tänk igenom det noga innan du lämnar in din rapport.

Vem tar emot rapporterna som lämnas i visselblåsarlinjen och utreder dem?

Visselblåsarlinjen, SpeakUp, tillhandahålls av ett externt företag. Rapporter som görs i SpeakUp läggs in direkt i visselblåsartjänstens säkra server som ligger utanför NCC:s IT-miljö. Vår leverantör, gör sedan rapporterna tillgängliga enbart för personer inom NCC som är utsedda att ansvara för att utvärdera rapporterna och genomföra utredningarna. Var och en av dessa mottagare har åtagit sig att hålla rapporterna konfidentiella.

Samtliga rapporter som lämnas i SpeakUp gås igenom av Head of Compliance och behandlas enligt en strikt policy om sekretess. Beroende på vad rapporten handlar om och var den misstänkta överträdelsen inträffade ansvarar olika delar av organisationen för utredningen. Rapporter om trakasserier, diskriminering eller anställningsförhållanden kan normalt utredas av HR, medan andra rapporter kanske måste bedömas av Legal eller annan koncernfunktion som tex Group Purchasing och Group Security. Beroende på typen av överträdelse kan även andra avdelningar komma i fråga (till exempel Internal Audit) och i vissa fall behöver vi ta in extern expertis för att hjälpa oss med utredningen. De resurser som hanterar och utreder visselblåsarrapporter på NCC är oberoende funktioner.

Vad innebär det att NCC har en policy för skydd av visselblåsare?

NCC har en policy för skydd av visselblåsare som strängt förbjuder repressalier mot personer som i god tro rapporterar ett brott mot uppförandekoden eller lag. Repressalier innebär att en visselblåsare eller en person som har medverkat i en utredning, till exempel ett vittne, bestraffas för denna medverkan.

Får jag någon feedback om resultatet av min inlämnade rapport?

Om den som rapporterar valde den externa visselblåsarlinjen som rapporteringskanal får personen en bekräftelse från Group Compliance inom cirka 48 timmar. Var uppmärksam på att bekräftelsen också kan innehålla frågor som kan vara till hjälp under utredningen.  När utredningen är avslutad får uppgiftslämnaren ett meddelande om det i kanalen. Beroende på hur känslig utredningen är kan viss icke-konfidentiell information komma att delas med uppgiftslämnaren, men aldrig information som innehåller personuppgifter.

Hur länge sparas uppgifterna?

Alla uppgifter som lämnas i din rapport via Tell Me-telefonen eller -webbsystemet behandlas med syftet att följa upp och utreda det rapporterade meddelandet, i enlighet med lokala rättsliga skyldigheter. Informationen sparas så länge som är nödvändigt för att behandla ärendet.

Behandlingen av personuppgifter via visselblåsarlinjen är strikt reglerad enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).