Så kan dina lokaler stödja flödeseffektivitet

Företag strävar hela tiden efter att bli mer effektiva, men ibland motverkas de av sina lokaler. Hur kan kontoret främja flödeseffektivitet? Vi har pratat med Torbjörn Dahlström på managementkonsultbolaget Onbird.

Onbird är ett managementkonsultbolag som hjälper organisationer inom IT med förändringsarbete och Onbird utgår ofta från de olika ramverk som finns inom IT. Ett sådant ramverk är DevOps som går ut på att maximera ett teams flödeseffektivitet med bibehållen eller helst ökad kvalitet. Ordet DevOps är en sammansättning av orden ”development” och ”operations”, alltså utveckling och drift. I stället för att isolera utveckling och drift från varandra går DevOps ut på att dessa begrepp och funktioner ska samverka och på så sätt kan IT-organisationer göra bättre leveranser utan att försumma vare sig snabbhet eller säkerhet.

Viktigt att inte hindra kreativiteten

En viktig variabel när lokaler planeras är kostnadseffektivitet, något som dock inte får vara ett alltför stort fokus enligt Torbjörn Dahlström:

– Ofta planeras lokalen utifrån att hålla kostnaderna nere, som till exempel är fallet med kontorslandskap, men då blir vi inte flödeseffektiva. Ett team som arbetar tillsammans i ett projekt måste kunna sitta nära varandra utan att behöva bli avbrutna eller känna att de stör andra.

Det är också viktigt att medarbetarna kan ta spontana möten när bra idéer dyker upp. Om de hela tiden blir avbrutna eller måste leta efter lediga rum eller platser blir de avbrutna i tankeprocessen och flödeseffektiviteten sjunker.

Ge medarbetare en egen yta

Teamet måste kunna göra sitt pågående och planerade arbete synligt. I dag är det vanligt att teamen har sina egna whiteboardtavlor eller digitala lösningar, men ibland designas inte kontoren så att det finns plats eller möjlighet att sätta upp sådana, menar Torbjörn Dahlström.

– Det är viktigt att teamen får hålla så hög effektivitet som möjligt och att de känner att de har ett område som är deras. De ska kunna sitta ihop och fokusera på sin uppgift.

I de fall där Onbird har hjälpt organisationer har Torbjörn Dahlström sett flera förbättringar:

– Organisationerna har fått en helt annan effektivitet och om medarbetarna kan arbeta mer fokuserat och effektivt får också cheferna en lite annan typ av roll. De blir mer involverade och finns till hands i större utsträckning än tidigare.

Att arbeta med DevOps innebär inte att det finns någon färdig mall som fungerar optimalt i alla organisationer. I vissa lägen kan det vara rätt att fokusera på hjälpmedel och att bygga bort flaskhalsar, i andra lägen kan det vara rätt att skapa informella ytor där relationer skapas över teamgränser. Börja med att utvärdera din organisations behov och vad du kan göra för att öka flödeseffektiviteten på kontoret.

Lycka till!