Välkomnande och hållbara lokaler när Sweco får välja

En lockande entré, gott om plats för informella möten och kontorslokaler i ett hållbart hus väntar Sweco. Nästa år flyttar företaget till nybyggda Skånegatan 1-3 i Göteborg. Vi träffade projektledarna Roger Andersson och Sara Engström för att få veta mer.

Redan från gatan är Sweco:s nya kontor på Skånegatan 1-3 omöjligt att missa. Förbipasserande på cykel kan använda luftpumpen som placerats utanför entrén medan gående slås av hur det varma och inbjudande ljuset från det helt inglasade första våningsplanet lyser upp trottoaren utanför.

Ett vardagsrum välkomnar kunder och medarbetare en trappa upp. Med soffor, ett café, mindre samtalsrum och en avslappnad loungedel inspirerar miljön till spontanmöten och lunchträffar mellan medarbetare och kunder. En stor hörsal kompletterar upplägget.

Så ser visionen ut för det nya kontoret som står klart i slutet av nästa år.

– Vill att det ska synas ända ut på gatan att det händer saker på Sweco. Det ska kännas inbjudande att hälsa på hos oss. Vår dröm är att alla kunder förlägger mötena hos oss eftersom att vi har ett så trevligt kontor. När kunden säger det, då vet vi att vi har hittat rätt på riktigt, säger Roger Andersson som projektleder flyttprocessen tillsammans med Sara Engström.

Ett företagsförvärv och god tillväxt gjorde att Sweco på kort tid blev många fler. Ett nytt kontor behövs.

– Vi får helt enkelt inte plats i våra gamla lokaler. Att organisationen förändras och växer ställer höga krav på lokalerna. Det är viktigt för oss att sitta samlade i ett och samma kontor.

Tillväxten fortsätter och i samband med det har ett gemensamt kontorskoncept tagits fram för alla Swecokontor i Sverige. Grunden är öppna planlösningar som är flexibla och som underlättar samverkan, kommunikation och samarbete mellan olika teknikdiscipliner.

Till konceptet hör planlösning, interiörerutformning, färgsättning och inredning. Som komplement till det öppna landskapet kommer tysta rum, samtalsrum, projektytor och konferensrum att finnas. Detta för att ge möjlighet till olika arbetsmiljöer beroende på arbetsuppgift.

Kontorskonceptet har även fördelen att den bjuder in till både arbete och umgänge vilket skapar en kreativ miljö, som i sin tur leder till kompetensbyte och lärande inom organisationen, vilket är extra viktigt vid generationsväxling.

– Våra nya lokaler ska upplevas som attraktiva och hållbara av medarbetare och kunder. Arbetsmiljön ska också spegla våra värderingar och vårt varumärke. Därför är det viktigt att vi har lokaler som är moderna och som stödjer vår verksamhet. För oss innebär det att de ska ge en god och kreativ arbetsmiljö. Därtill ska de vara yteffektiva med höga arbetsmiljövärden och låga drift- och underhållskostnader samt vara miljöcertifierade, säger Roger Andersson.

Med fokus på hållbarhet

Swecos affärsidé bottnar bland annat i viljan att bidra till ett mer miljövänligt samhälle. Att då själva välja att etablera kontor i en miljöcertifierad fastighet är viktigt, för både miljön och för varumärkets skull.

– Hållbarhetstänket präglar allt vi gör. Från de tjänster vi erbjuder till hur vi själva agerar. Här spelar förstås kontoret en stor roll, säger Roger Andersson och fortsätter:

– Vi rekommenderar hållbara lösningar till våra kunder och vi vill naturligtvis leva som vi själva lär. Miljöhänsynen ska ge avtryck i det första bemötandet besökaren får på kontoret. Flytten innebär att vi får lokaler som matchar vårt varumärke. Det ökar vår trovärdighet och det känns kul att kunna bjuda in kunder till ett kontor som uppfyller alla de hållbarhetskrav våra medarbetare arbetar med dagligen i projekt.

Därför är miljöcertifieringen viktig enligt Sara Engström. En miljöcertifiering garanterar förutom en fastighets miljöprestanda och energieffektivitet också att lokalerna i huset når de höga kraven som ställs gällande inomhusklimat.

– Att vi hyr i en miljöcertifierad byggnad är avgörande för en verksamhet som vår där vi själva arbetar med en hållbar samhällsutveckling. Många av de projekt vi tagit fram är miljöcertifierade och vi jobbar med det till vardags och har stor kunskap inom miljöcertifiering. Miljöcertifieringar är av stor vikt för hållbar utveckling vilket ju är navet i vår verksamhet. Hållbarhetsfrågorna har stor tyngd hos våra medarbetare och en viktig faktor för att attrahera nya medarbetare. Vi anställer cirka 600 personer om året så det är viktigt för oss.

 Ett sunt inomhusklimat påverkar människors hälsa och välmående positivt.

– Eftersom vi valt att certifiera våra lokaler efter Breeam Excellent så har kravet aktualiserat om att kontorsarbetsplatser inte kan placeras längre än 7 meter från fasaden. Detta för att vi ska erhålla ett tillräckligt bra dagsljusinsläpp. Akustikkraven är högt ställda, vilket är en utmaning av räkna hem med hänsyn till vår öppna kontorslösning.

Eftersom Sweco är ett tjänsteföretag har de ingen produktion eller produkttillverkning som påverkar miljön. Det som påverkar är just kontoret.

– Där vi har allra störst chans att påverka är i våra uppdrag där vi löpande arbetar med att hitta tekniska lösningar åt våra kunder som bidrar till hållbarheten i samhället.

För egen del vill Sweco gå i bräschen för cykelpendling.

– Vi vill vinna fajten om att vara den mest cykelvänliga arbetsplatsen i Sverige. Omklädningsrum, en pumpstation för alla och bra omklädningsrum är självklarheter. Vi vill också uppmuntra elbilar, därför ser vi till att ha laddplatser tillgängliga.

Något annat som ska påverka miljön positivt är takterrassen.

– I framtiden hoppas jag att den ska kompletteras med ett växthus som värms upp av överskottsvärmen från ventilationssystemet. Vi kan ha både kompost och odling. Vi ska bo in oss själva först, sedan kan vi se om vi låter bin flytta in på taket, säger Roger Andersson.

Arbetsmiljöer som uppmuntrar samarbete

Målet är också att kunna erbjuda medarbetarna inspirerande arbetsmiljöer som stödjer företagets tillväxt liksom kunskapsutbyte och samverkan internt.

– Vi växer och vill skapa ett utseende i våra lokaler som underbygger våra värderingar. Det handlar om att utbyta kunskap och om att träffas, säger Roger Andersson.

Utåt är Sweco ett företag men internt är verksamheten uppdelat i flera affärsområdet som i de flesta fall är egna bolag. Att bädda för interaktion, samarbete och spontana möten är därför nödvändigt i kontorets utformning.

– Grundidén är att sitta öppet för att på så sätt lära känna varandras kunder, hitta nya sätt att arbeta på, allt som har att göra med hur vi presterar. Många projekt löper över flera olika teknikområden och vårt nya kontor kommer göra dessa samarbeten lättare, säger Sara Engström.

Invändigt ritar Sweco kontoret själva medan exteriören har skapats av White Arkitekter.

– Att vi är så engagerade har bidragit till en förankring av flytten i organisationen. Vi sköter även möbleringen själva. Men vi är fler hundra personer och det har varit en utmaning att involvera så många viljor. Alla ska känna sig sedda, säger Roger Andersson.

Utgångspunkten för hur lokalen planeras och inreds var en mätning av beläggningsgraden på kontoret i Malmö. Då insåg de att det inte ens var 50 procent av medarbetarna som fanns på plats samtidigt. Att alla då skulle ha var sitt skrivbord känns onödigt. Naturligtvis har vissa yrkesgrupper ett behov av egna skrivbord men inte alla.

– Långsiktigt kan vi fundera på att sitta aktivitetsbaserat. Det passar inte hela Sweco i dag även om exempelvis management-avdelningen skulle kunna sitta så redan nu. Våra ingenjörer som arbetar med att göra svåra beräkningar däremot vill sitta helt öppet.

Istället föll valet på kontorslandskap som kompletteras med ett större antal grupprum och andra sorters resursrum. Olika typer av ljudabsorbenter säkerställer god akustik.

– Vi vill kunna ta hand om generationsväxlingen. Det är nyttigt att sitta öppet och att blanda människor med olika ålder och ursprung. Sitter man ensam i ett rum utan känsla för hur de andra jobbar är inkörningssträckan i branschen längre. I ett landskap blir lätt att fråga om råd och så vidare, säger Roger Andersson och fortsätter:

– Hindret för interaktion blir minimalt i ett kontorslandskap vilket visserligen kan falla över och bli till en nackdel men vi kommer jobba med spelregler för hur vi förhåller oss till varandra i huset. Kontorskonceptet är något som måste leva med verksamheten och kommer att utvecklas och förändras kontinuerligt. Ny teknik skapar nya sätt att jobba på vilket vi behöver kunna anpassa oss efter.

Lång resa mot nytt kontor

– Det går inte att jobba för mycket med delaktighet, det är en lärdom vi dragit av flyttprocessen, säger Sara Engström som betonar vikten av att börja informera och involvera medarbetarna i ett mycket tidigt stadium.

– Redan år 2010 kommunicerade vi internt om att vi växer och antingen kommer behöva flytta eller bygga om. Förändring tar tid och beslutet ska hinna landa innan det är dags att flytta.

Att chefer är pålästa kring hur en flyttprocess fungerar, vad ett öppet landskap egentligen innebär med sina tysta rum och så vidare gör det smidigare att förklara syftet med och processen kring flytten reflekterar Roger Andersson.

– Medarbetarna blir osäkra om cheferna är det, säger han och fortsätter:

– Det är på arbetsplatsen du kommer att vistas större delen av arbetstiden och den måste vara attraktiv och uppfylla behov, samt generera kreativitet och möjlighet till utveckling.

Förhoppningen är att konceptet ska leda till ett ökat samarbete mellan de anställda, att fler spontana möten äger rum och att det blir en öppenhet mellan medarbetarna. Kulturen idag bygger på ansvarstagande, nyfikenhet och engagemang vilket vi tror kommer fortsätta i de nya lokalerna.

 

Fysiska rum för digitalt arbete

Ett nytt arbetssätt som inte ännu anammats helt i byggbranschen praktiseras hos Sweco. VDC handlar förenklat om att samla alla som ska rita och projektera i ett rum på heltid under korta, intensiva perioder. I konceptet ingår både arbetsmetoder och att rummet fysiskt och tekniskt utrustas för att passa arbetet.

Vi har börjat testa så kallade VDC-rum (Virtual design and construction) där tanken är specialister från olika discipliner ska kunna sitta och projektera tillsammans i en virtuell modell. Det gör att projekteringen kan bli mer integrerad, att fel kan upptäckas tidigare och ett bättre resultat åstadkommas.

– Skånegatan 1-3 kommer med sin träfasad och rundade hörn att sticka ut på ett positivt vis i området. Det är marknadsföring i sig att sitta i ett sådant fint hus, säger Sara Engström.

Läs mer om VDC