En av de största skillnaderna i inköpsarbetet för säkerhetsklassade byggnader är de långa ledtiderna. Säkerhetsprövningen av leverantörer och personal kan ta allt från några veckor till ett halvår.

– I säkerhetsklassade projekt måste inköpsarbetet starta mycket tidigare än annars. Vi behöver tidigt identifiera vilka leverantörer som kan klara säkerhetsprövningen – och ibland teckna avtal redan innan alla detaljer är på plats, för att processen ska hinna bli klar i tid, säger Björn Wretström, divisionsinköpschef NCC Building Sverige.

Variation mellan beställare och projekt

Ingen säkerhetsklassad byggnad är den andra lik. Beroende på beställare kan kraven se helt olika ut – ibland är det ritningar och handlingar som är säkerhetsbelagda, ibland handlar det om att all personal på arbetsplatsen måste vara säkerhetsprövad.

– Jag har jobbat i projekt där personalen på arbetsplatsen inte behövde säkerhetsprövas, men handlingarna var hemliga. Och tvärtom – där all personal behövde vara säkerhetsprövad, men ritningarna inte var belagda med samma krav. Därför lär man sig olika arbetssätt från projekt till projekt, säger Robin Mårtensson, inköpare NCC.

Med erfarenheter från många olika typer av säkerhetsklassade projekt kan NCC tidigt förutse hur kraven kommer att påverka inköpsarbetet och planera därefter.

Att förebygga risker i leverantörskedjan

En stor utmaning är om en leverantör inte blir godkänd i säkerhetsprövningen. Om beskedet kommer sent kan tidplanen påverkas kraftigt. Därför krävs både strukturerade processer och ett nära samarbete med beställaren för att snabbt kunna agera.

– Vi behöver hela tiden ligga steget före. Genom kontinuerlig uppföljning ser vi tidigt om en leverantör riskerar att inte bli godkänd, och kan hantera det innan det stoppar projektet, säger Robin Mårtensson.

Flexibilitet i hantering av information

När ritningar och handlingar är säkerhetsbelagda kan de inte alltid delas i vanliga projekt- och inköpssystem. Ibland används externa system dit leverantörer bjuds in, ibland krävs särskilda lösningar för att uppfylla säkerhetskraven. I vissa projekt får leverantörer till och med sitta i ett avskilt rum på arbetsplatsen för att granska ritningar, utan möjlighet att ta med materialet därifrån.

– Vi är vana vid olika sätt att hantera detta, och kan stötta leverantörerna så att processen flyter på. Det gör att vi kan hålla igång projekten även när förutsättningarna är komplexa, förklarar Björn Wretström.

Bakom stängda grindar och låsta dörrar avgörs ofta takten i projekten av detaljer som inte syns utåt: en säkerhetsprövning som drar ut på tiden eller en ritning som bara kan läsas på plats. Att hantera den verkligheten kräver ett inköpsarbete som både är uthålligt och flexibelt. Erfarenheterna visar att just det är en förutsättning för att samhällsviktiga anläggningar ska bli klara i tid och kunna tas i bruk när de behövs.