Information om personuppgiftsbehandling - arbetssökande

Det NCC bolag som rekryterar för en position är personuppgiftsansvarig för sådan behandling av personuppgifter i enlighet med denna informationstext.

Vi samlar in personuppgifter från:

• Dig själv. Vi samlar in de personuppgifter som du lämnar till oss i din ansökan och i din CV.
• Referenspersoner. Vi utför normalt referenskontroller som en del av rekryteringsprocessen och samlar in de personuppgifter som dina referenspersoner lämnar till oss om dig.
• Koncernbolag. Bolagen inom NCC-koncernen samarbetar med varandra och kan dela personuppgifter med varandra
• Offentligt tillgängliga källor. Vi kan också samla in personuppgifter om dig från offentligt tillgängliga källor.
• Rekryteringsbyråer. Vi använder, i förekommande fall, olika rekryteringsbyråer för att hjälpa oss att rekrytera till vissa tjänster och vi samlar i så fall in de personuppgifter som de delar med oss.

Vi behandlar endast den information som vi behöver beroende på vilken tjänst du har sökt och hur du interagerar med oss. Vi behandlar och använder följande kategorier av personuppgifter:

• Kommunikation. Innehåll i kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar som du lämnar i samband med en rekrytering.
• Kontaktuppgifter. Uppgifter som gör det möjligt att kontakta dig, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer
• Identitetsuppgifter. Uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn och i förekommande fall personnummer eller motsvarande.
• Information om kvalifikationer. Personuppgifter om dina kvalifikationer som utbildning, arbetslivserfarenhet, yrkesbevis och körkort.
• Profilinformation. Information om din profil, till exempel kön och ålder, nuvarande befattning, anställningshistorik hos NCC eller annan arbetsgivare.
• Testinformation. Personuppgifter från testresultat som du har genomfört som en del av rekryteringsprocessen, t.ex. typ av test, testdatum och testresultat.

Vi behandlar personuppgifter om sökande för de övergripande ändamål som beskrivs i detta avsnitt. Observera att inte alla behandlingsaktiviteter kan gälla dig, det kan variera beroende på hur du interagerar med oss och vilken position du har ansökt om.

Hantera rekryteringsprocessen.

Vi använder personuppgifter för att hantera rekryteringsprocessen till exempel för att samla in och granska din ansökan (inklusive CV och personligt brev) och för att utvärdera din ansökan och kommunicera med dig under rekryteringsprocessen.

Utföra referenskontroller

Vi använder personuppgifter för kandidater och referenspersoner för att utföra referenskontroller, till exempel för att kommunicera och verifiera kandidatens kvalifikationer och lära oss mer om kandidatens bakgrund, erfarenhet och färdigheter.

Genomföra tester före anställning

I förekommande fall genomför vi tester före anställning (till exempel screeningtester) som en del av rekryteringsprocessen. Om tester före anställning är nödvändiga kommer vi att informera dig om detta och få ditt godkännande att delta i sådana kontroller och tester.

Utvärdering av bakgrundskontroller

Vi tar emot och utvärderar resultaten från bakgrundskontroller utförda av externa företag. Bakgrundskontrollen kommer att innehålla olika verifieringspunkter beroende på vilken position du har ansökt om. Den rättsliga grunden för behandlingen är vårt berättigade intresse av att ta emot och analysera resultat från bakgrundskontroller.

Företaget som utför bakgrundskontrollerna kommer att informera dig i detalj om källorna till personuppgifterna och kommer att be om ditt godkännande för att sådana bakgrundskontroller ska kunna genomföras.

Följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen

Vi använder personuppgifter för att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen, till exempel för att skapa rapporter och statistik över antalet sökande till en tjänst. Information om hur den arbetssökande upplevde rekryteringsprocessen kan samlas in genom en frivillig enkät.

Fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk

Vid behov använder vi dina personuppgifter för att fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk till exempel i samband med en tvist eller ett domstolsförfarande. För detta ändamål kommer vi att dela personuppgifter med olika mottagare, se nedan.

Uppfylla rättsliga förpliktelser

Vi använder personuppgifter, om det behövs, för att uppfylla rättsliga förpliktelser och för att följa lag, till exempel för att uppfylla anställnings- och dataskyddsskyldigheter.

Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att de personuppgifter vi behandlar alltid är skyddade och att vår behandling av dem sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner. Informationssäkerhet och säkerställande av lämpligt skydd av personuppgifter är avgörande för oss. Vi strävar efter att genomföra säkerhetsåtgärder enligt den internationella standarden ISO 27000 för att fastställa lämplig skyddsnivå för information och för att förhindra och upptäcka avslöjande av personuppgifter till obehöriga parter.

Vilka mottagare delar vi dina personuppgifter med?

Vid behov delar vi dina personuppgifter med olika mottagare av olika skäl. Vilka mottagare vi delar dina personuppgifter med beror på hur du interagerar med oss. Om vi inte har angett något annat nedan är mottagaren ansvarig för sin egen användning av dina personuppgifter.

Tjänsteleverantörer

För att hantera personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller exempelvis IT-tjänster. När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. Tjänsteleverantörerna får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.

Rekryteringsbyråer

När vi använder rekryteringsbyråer för att hantera rekryteringsprocessen delar vi personuppgifter med dem för samma ändamål. I den mån de agerar som personuppgiftsbiträden för oss är vi ansvariga för behandlingen av dina personuppgifter.

Företag som gör bakgrundskontroller

Om vi använder externa företag för att bakgrundskontroller (se ovan) delar vi din grundläggande information med dem för att de ska kunna utföra bakgrundskontrollen och rapportera resultatet tillbaka till oss. Resultatet från bakgrundskontrollen behålls endast 14 dagar efter det att resultatet meddelats den sökande.

Koncernbolag

Företag inom NCC-koncernen samarbetar med varandra och därför kan vi komma att dela personuppgifter mellan dem.

Övriga mottagare

Vid behov delar vi dina personuppgifter med andra mottagare för följande ändamål:

• för att hantera en fusion eller försäljning av verksamheten,
• för att hantera och försvara rättsliga anspråk och rättigheter,
• för att uppfylla rättsliga skyldigheter,
• för att svara på en begäran, och
• för att skydda och säkerställa säkerheten för vår personal.

Vi strävar alltid efter att spara personuppgifter inom EU. I vissa fall delas dina personuppgifter med mottagare utanför EU/EES-området, t.ex. tjänsteleverantörer som vi har anlitat.

För att säkerställa att personuppgifterna är skyddade ser vi till att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats med samtliga tjänsteleverantörer som hanterar dina personuppgifter utanför EU/EES-området i ljuset av mottagarlandets lagstiftning. Normalt ingår vi dataöverföringsavtal som innehåller s.k. standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter.

Om du vill ha närmare information om till vilka länder utanför EU/EES-området vi överför dina personuppgifter och vilka skyddsåtgärder som vi har vidtagit för att skydda dina personuppgifter vänligen kontakta oss.

Vi lagrar dina personuppgifter endast så länge vi behöver för att uppfylla vårt syfte med att behandla dem och för att uppfylla eventuella tillämpliga lagkrav. Vi använder följande kriterier för att fastställa bevarandeperioden:

• så länge som rekryteringsprocessen pågår,
• så länge som krävs enligt rättsliga förpliktelser som NCC är bunden av
• så länge som personuppgifter kan behövas för att fastställa, utöva och försvara rättsliga anspråk (dvs. med hänvisning till lagstadgade och andra preskriptionstider), och
• så länge som vi har ett annat legitimt affärssyfte för att lagra personuppgifterna (t.ex. för att utvärdera rekryteringsprocessen).

Personuppgifter som behandlas vid bakgrundskontroller kommer endast att behandlas under rekryteringsprocessen och kommer inte att dokumenteras eller lagras.