För att kunna ansöka till en tjänst hos NCC Sverige AB (“NCC”, “vi” eller “oss”), måste du tillhandahålla NCC med viss information om dig (“Personuppgifter”). Som personuppgiftsansvarig är vi skyldiga att skydda sökandens integritet (“dig” eller “sökande(n)”). Denna policy informerar dig om hur vi behandlar dina Personuppgifter vid ansökan till en tjänst hos oss.
Genomgående i denna Integritetspolicy används termen "behandling" vilken innefattar alla aktiviteter som involverar dina Personuppgifter inklusive insamling, hantering, lagring, delning, framtagning, användning, överföring och radering eller förstöring av information.
Med "Tillämplig dataskyddslagstiftning" avses dataskyddlagstiftning och andra regleringar som tillkommit genom implementering av Europaparlamentets och rådets direktiv 95/46/EG och, från 25 maj 2018, Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (allmän dataskyddsförordning) ("GDPR")
Med "Personuppgifter" avses varje upplysning som avser en identifierbar eller identifierad fysisk person.
Denna policy kommer att förklara:
- vilka Personuppgifter vi samlar in;
- för vilka ändamål vi använder Personuppgifter;
- vilken rättslig grund vi behandlar dina Personuppgifter;
- till vem vi tillhandahåller dina Personuppgifter;
- hur länge vi bevarar dina Personuppgifter;
- dina rättigheter gällande dina Personuppgifter;
- var du kan ställa frågor och framföra dina åsikter.
1. Varför samlar vi in och behandlar dina personuppgifter och vilka personuppgifter samlar vi in?
Information som tillhandahålls av dig kommer att användas för att identifiera och utvärdera dig för tjänsten du sökt.
I vissa fall kan vi komma att samla in ditt namn, grundläggande arbetslivserfarenhet och kontaktuppgifter, från dig, från företag som utför bakgrundskontroller eller från yrkesrelaterade sociala medie-konton såsom LinkedIn, i syfte att kunna kontakta dig i headhunting-situationer. Den rättsliga grund för vilken behandling av dessa Personuppgifter sker är att behandlingen är nödvändig för att kunna tillgodose vårt berättigade intresse att hitta lämpliga kandidater till lediga och framtida tjänster hos NCC.
Som en del i rekryteringsprocessen kan vi även utföra bakgrundskontroller i syfte att vidare utvärdera och bekräfta din ansökan. Sådana bakgrundskontroller kan innehålla utdrag ur brottsregister, kreditupplysningar, kontroll av referenser m.m. Om en bakgrundskontroll utförs kommer NCC alltid att tillse att Tillämplig dataskyddslagstiftning följs. Detta innebär att NCC endast kommer att begära ut uppgifter ur brottsregister om det är tillåtet enligt Tillämplig dataskyddslagstiftning.
Vi kommer inte att använda information som tillhandahållits av dig för något annat ändamål än att utvärdera dig som kandidat till en tjänst hos NCC. Vi kommer heller inte att föra vidare dina Personuppgifter till tredje part om uppgifterna inte ska behandlas för detta ändamål.
Behandlingen av dina Personuppgifter är nödvändig för att kunna göra en utvärdering av dig som kandidat. Om vi behöver behandla känsliga Personuppgifter kommer vi att be dig om ditt samtycke. Om sådan information inte specifikt efterfrågas av oss ber vi dig att undvika att tillhandahålla sådana känsliga Personuppgifter (såsom uppgifter om hälsa, politiska åsikter, religiösa åskådningar eller andra övertygelser av liknande natur, medlemskap i ett fackförbund, fysisk eller psykisk hälsa eller sexliv).
Om du blir anställd kommer vissa av dina Personuppgifter som samlats in under rekryteringsprocessen att föras över till din personalakt.
Vi kommer endast att begära sådan information av dig som är nödvändig för att identifiera dig och utvärdera dig som kandidat.
De Personuppgifter som vi kan komma att samla in i detta sammanhang inkluderar:
Den rättsliga grund för vilken behandling av Personuppgifterna sker framgår av artikel 6.1 f) i GDPR. Behandlingen är tillåten eftersom den är nödvändig för att kunna tillgodose vårt berättigade intresse att identifiera och utvärdera dig för den position du sökt och för att på din begäran kunna vidta nödvändiga åtgärder innan vi ingår ett avtal med dig, artikel 6.1 b) GDPR.
Du har direkt tillhandahållit oss Personuppgifter genom din ansökan men vi kan även indirekt få tillgång till Personuppgifter (t.ex. genom interaktion med tredje parts-rekryteringsföretag eller, efter ditt samtycke (artikel 6.1 a) GDPR), referenser från tidigare arbetsgivare samt, när tillämpligt, finansiell information såsom kreditupplysningar från företag som utför bakgrundskontroller). Personuppgifter hänförliga till kreditupplysningar och profiler i sociala medier kommer endast att behandlas när det är nödvändigt vid rekrytering av en person till en ledande position eller en position som innebär ett särskilt finansiellt ansvar inom NCC och endast om det är förenligt med Tillämplig dataskyddslagstiftning.
Om du blir anställd kan de Personuppgifter som är nödvändiga för att fullgöra anställningsavtalet komma att behandlas, artikel 6.1 b) GDPR.
Det kan finnas tjänster där du behöver tillhandahålla Personuppgifter som anses vara känsliga Personuppgifter enligt Tillämplig dataskyddslagstiftning. Känsliga Personuppgifter är till exempel uppgifter som gör att vi kan fastställa eller som antyder om en individs etnicitet, ursprung, politiska åsikt, religiösa åskådning eller andra övertygelser av liknande natur, medlemskap i ett fackförbund, fysisk eller psykisk hälsa eller sexliv. Notera att det i vissa rekryteringsprocesser är nödvändigt att dessa uppgifter samlas in för att kunna utvärdera den Sökande varför vi i dessa fall kommer att be dig om ditt uttryckliga samtycke när så krävs (artikel 9.2 a) GDPR).
Register för framtida rekryteringar
Om du accepterar och ger ditt samtycke (artikel 6.1 a) GDPR) kommer vi att spara de Personuppgifter som nämns ovan (förutom anteckningar från intervjuer och referenser) i upp till ett år i ett register för framtida rekryteringar i syfte att utvärdera dig som kandidat till andra tjänster som kan komma att bli lediga inom den nämnda tidsperioden.
2. Vem har åtkomst till dina personuppgifter och vem delar vi dina personuppgifter med?
Åtkomst inom NCC
Vi strävar efter att begränsa åtkomsten till dina Personuppgifter och att skydda dina Personuppgifter. Endast personer som har ett särskilt behov mot bakgrund av deras position inom NCC kommer ha åtkomst till dina Personuppgifter. Personer på följande positioner kan få tillgång till dina Personuppgifter:
- HR-funktioner och ansvariga för positioner i utvärderingssyfte;
- Group Risk Management;
- i vissa fall kan IT-personal även få åtkomst till dina uppgifter men endast till den grad det är nödvändigt för att tillförsäkra att vår webbplats för rekrytering fungerar.
NCC-företag inom koncernen
Med ditt godkännande och samtycke (artikel 6.1 a) GDPR) kan vi i upp till ett år dela dina Personuppgifter som nämnts ovan (förutom anteckningar från intervjuer och referenser) med andra NCC-företag inom koncernen i syfte att utvärdera dig som kandidat för andra tjänster inom NCC-koncernen som kan komma att bli lediga inom den nämnda tidsperioden.
Personuppgiftsbiträden som handlar på uppdrag av NCC
Vidare kan NCC föra över Personuppgifter till externa aktörer såsom säljare och tjänsteleverantörer som behandlar Personuppgifter enligt NCCs instruktioner (till exempel IT-leverantörer). När sådant utlämnande av Personuppgifter innebär en överföring utanför EU/EES-området kommer NCC att säkerställa att standardavtalsklausuler har ingåtts mellan den NCC-enhet som överför uppgifterna och den mottagande externa aktören. Alternativt kommer andra säkerhetsåtgärder att vidtas innan en sådan överföring sker.
Lämpliga säkerhetsåtgärder för länder utanför EU/EES-området
Enligt Tillämplig dataskyddslagstiftning har du rätt att, på begäran, få en kopia av den dokumentation som visar att nödvändiga säkerhetsåtgärder har vidtagits i syfte att skydda dina Personuppgifter vid överföring utanför EU/EES-området.
Om du vill veta mer om behandlingen av dina Personuppgifter och om dina Personuppgifter överförs utanför EU/EES-området vänligen kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår av avsnitt 9.
Andra mottagare
När du delar dina Personuppgifter med oss genom rekryteringsagenturer anses du ha läst och accepterat denna integritetspolicy. Vi kommer att be vår rekryteringsagentur att informera dig om detta. Vi kommer även att begära att våra rekryteringsagenturer endast använder dina Personuppgifter i samband med rekryteringen och andra tjänster som vi valt att de ska utföra åt oss. Vi är dock inte ansvariga för deras behandling av dina Personuppgifter varför vi ber dig att se över deras integritetspolicy för dessa aktiviteter.
3. Hur länge lagrar vi dina personuppgifter
Dina Personuppgifter bevaras så länge det är nödvändigt för att uppnå det ändamål för vilket uppgifterna samlades in, det vill säga för att utvärdera din ansökan eller så länge som krävs eller är tillåtet enligt lag.
Vi kommer att bevara Personuppgifter från sökanden vars ansökan inte resulterade i en anställning så länge det är strikt nödvändigt för de ändamål som anges ovan och i enlighet med tillämpliga lagar. Detta är vanligtvis den maximala tid enligt vilket ett krav som uppstår genom rekryteringsprocessen kan riktas mot oss.
Om du genom din ansökan till oss blir anställd hos NCC kan vissa av dina Personuppgifter som samlats in som en del i rekryteringsprocessen komma att överföras till din personalakt och bevaras under en längre tidsperiod.
Om du godkänner att vi får spara dina Personuppgifter i ett register för framtida rekryteringar kommer vi att spara dina Personuppgifter i ett år eller till dess att du återkallar ditt samtycke till att vara med i registret eller om du motsätter dig användningen av Personuppgifter för detta ändamål.
4. Vad har du för rättigheter?
Rätt till rättelse
NCC kommer att vidta åtgärder i enlighet med Tillämplig dataskyddslagstiftning för att Personuppgifter som förvaras är korrekta, fullständiga och uppdaterade. Om du upptäcker att Personuppgifter relaterade till dig är felaktiga, ofullständiga eller oriktiga har du rätt att få dina Personuppgifter rättade.
Vidare har du rätt att begära tillgång till dina Personuppgifter vi behandlar.
Fler rättigheter från och med 25 maj 2018
Från den 25 maj 2018 har du enligt Tillämplig dataskyddslagstiftning även rätt att/till:
(i) Tillgång
Du kan begära att få en bekräftelse på om Personuppgifter behandlas eller inte och, om de behandlas, begära tillgång till dina Personuppgifter och ytterligare information såsom ändamålet med behandlingen. Du har även rätt att få en kopia av de Personuppgifter som behandlas. Om begäran framförs elektroniskt kommer även informationen att erhållas i ett elektroniskt format som är allmänt använt om du inte begär något annat.
(ii) Invända mot särskild behandling
Du kan invända mot behandling av dina Personuppgifter baserat på ett berättigat intresse, mot bakgrund av den särskilda situationen och till behandling som sker för direktmarknadsföringsändamål.
(iii) Radering
Du kan få dina Personuppgifter raderade under vissa omständigheter, till exempel när uppgifterna inte längre behövs för att uppnå det ändamål för vilket uppgifterna inhämtades.
(iv) Begränsning av behandling
Du kan be oss att begränsa behandlingen av dina Personuppgifter till att endast innefatta lagring av dina Personuppgifter under särskilda omständigheter, till exempel när behandlingen är olaglig men du inte vill att dina Personuppgifter raderas.
(v) Återkalla samtycke
Du har alltid rätt att återkalla ditt samtycke till behandling av Personuppgifter i den utsträckning behandlingen baseras på ditt samtycke, till exempel om du har tillhandahållit oss med känsliga Personuppgifter (såsom uppgifter om hälsa) som är relevant för den tjänst du sökte.
(vi) Dataportabilitet
Du har rätt att begära att få en maskinläsbar kopia av de Personuppgifter som behandlas på grundval av ditt samtycke eller då behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal med dig, och då Personuppgifter erhållits av NCC från dig (dataportabilitet), och att begära att informationen överförs till en annan personuppgiftsansvarig (om möjligt).
Klagomål till tillsynsmyndigheten
Du är medveten om att du alltid har rätt att framföra klagomål avseende behandlingen av dina Personuppgifter till behörig dataskyddsmyndighet om så är möjligt enligt Tillämplig dataskyddslagstiftning. Dataskyddsmyndigheten kan nås här https://www.datainspektionen.se/
5. Säkerhet
Vi kommer att säkerställa att tillgången till dina uppgifter är tillräckligt skyddad genom tillämpning av lämpliga säkerhetsåtgärder och, beroende på omständigheterna, med beaktande av den senaste utvecklingen, implementeringskostnad och arten, omfattningen, omständigheterna och syftet med behandlingen samt risken. För att upprätthålla detta har vi även implementerat lämpliga tekniska, fysiska och organisatoriska åtgärder för att skydda dina Personuppgifter mot: otillåten eller oavsiktlig förstöring, ändring eller utlämnande; felaktig användning; skada; stöld eller förlust genom olyckshändelse; eller obehörig tillgång.
6. Kontaktuppgifter
Om du har några frågor avseende behandlingen av dina Personuppgifter eller vill utöva någon av dina rättigheter enligt Tillämplig dataskyddslagstiftning eller återkalla ditt samtycke till att vara med i registret för framtida rekryteringar, vänligen kontakta NCC på kontaktuppgifterna nedan.
Personuppgiftsansvarig är NCC AB, organisationsnummer 556034-5174.
Adress:
NCC AB
Vallgatan 3
Att: NCC GDPR Team
170 80 Solna
E-post: gdpr@ncc.se
7. Övrigt
Vi förbehåller oss rätten att uppdatera denna policy om så är nödvändigt för att till exempel följa förändringar i lagstiftning, nya förhållningssätt eller krav från myndigheter. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på här och ändringarna kommer att gälla från den dag de publiceras eller via rekryteringssidan på webbplatsen. Det datum då denna text senast ändrades framgår av sidhuvudet i detta dokument.
Du är ansvarig för din egen information och för de konsekvenser som kan uppstå genom publicering av dessa. Du samtycker till att inte överlämna information som gör intrång i någon annans integritet, publicitet, konfidentialitet eller immateriella rättigheter, inklusive information som avslöjar affärshemligheter såvida du inte äger rättigheterna eller har tillstånd från innehavaren att göra det. Vi vill förtydliga att vi inte är ansvariga för överträdelser av integritet, konfidentialitet eller immateriella rättigheter hänförligt till tredje part som uppstår genom att du lämnar information via vår webbplats för rekrytering.