Tell me - Rapportera överträdelser

Vad är Tell Me?

Tell Me är NCC:s visselblåsarkanal där du som anställd (kanalen är också öppen för konsulter, leverantörer, kunder eller andra affärspartners) kan rapportera eventuella brott mot lagar, NCC:s uppförandekod, uppförandekod för leverantörer eller policyer och direktiv.

Vad är visselblåsning?

Visselblåsning innebär att en person informerar företaget om ett problem eller misstänkt oegentlighet. Syftet är att skydda företaget, medarbetarna och andra interna och externa intressenter.

Vilken typ av incidenter ska jag rapportera?

Incidenter som du anser strider mot NCC:s uppförandekod, uppförandekod för leverantörer och andra policyer och direktiv. Det kan också vara något som strider mot en lag, en regel, ett regelverk och/eller vara ett direkt hot mot något av allmänintresse. Överträdelser av konkurrenslagstiftning och korruption är exempel på sådant som ska rapporteras.

Vad ska jag göra om det bara är en misstanke och jag är osäker på om något verkligen har hänt?

Om du är osäker på hur du ska gå till väga kan du rådfråga din chef, HR, Legal, Compliance eller Finance om du vill veta om något är rätt eller fel. Vi vill hellre att du frågar oss en gång för mycket än att låta ett potentiellt oetiskt beteende gå obemärkt förbi eftersom du var osäker. Läs mer på Ask Me-sidorna.

För vilka länder kan en rapport göras?

Rapporter kan lämnas in för incidenter som har inträffat på alla våra arbetsplatser, joint ventures och dotterbolag. Tell Me-linjen är tillgänglig på alla lokala språk.

Vad innebär repressalier?

Repressalier innebär att en visselblåsare eller en person som har medverkat i en utredning, till exempel ett vittne, på något sätt bestraffas. Straffet kan vara degradering eller att anställningsavtalet sägs upp. NCC har en policy för skydd av visselblåsare som strängt förbjuder repressalier mot personer som i god tro rapporterar ett problem. I policyn anges att repressalier kan leda till disciplinära förfaranden.

Vad händer om jag drabbas av repressalier?

Rapporter som lämnas i god tro leder inte till några påföljder, oavsett om det visar sig att bakomliggande fakta inte är korrekt eller inte resulterar i korrigerande åtgärder. Anser du att du har utsatts för någon form av repressalier ska du anmäla det så att en utredning kan göras.

Vad händer med dem som anklagas?

Det beror på om det finns grund för anklagelsen eller inte. Om brottet är fastställt kommer NCC att vidta lämpliga åtgärder. Det kan handla om disciplinära åtgärder, som beroende på omständigheter och tillämpliga lagar till och med kan leda till uppsägning och rättsliga påföljder. NCC kan också vidta andra åtgärder för att förhindra överträdelsen upprepas, till exempel utbildning.

Varför ska jag rapportera det jag vet?

En stark, öppen och positiv integritetskultur är central för NCC och i linje med våra Star Behaviors och värderingar – Ärlighet, Respekt och Tillit. Agera med omtanke är en Star Behavior som beskriver hur vi förväntas ta ansvar för våra handlingar och användning av resurser, och att mildra risker och agera med integritet för att säkerställa en säker, högkvalitativ och hållbar verksamhet.

Vi har alla ett ansvar att agera på ett etiskt korrekt sätt och att informera relevanta personer om någon inte agerar på ett etiskt korrekt sätt eller bryter mot någon lag eller förordning.

Jag är medveten om att vissa personer är inblandade i oetiskt beteende, men det berör inte mig. Varför ska jag rapportera det?

Vi uppmuntrar dig att träda fram och rapportera misstankar för att förhindra alla typer av oegentligheter. Allt oetiskt beteende, oavsett nivå, skadar i slutänden företaget och alla medarbetare, däribland dig själv. Om du får kännedom om oegentligheter eller etiska överträder är det din plikt gentemot dig själv och dina kollegor att rapportera dem.

Vill ledningen verkligen att jag ska rapportera?

Absolut. NCC tolererar inte bristande efterlevnad och eventuella brott mot NCC:s uppförandekod kommer att få konsekvenser. Ju tidigare vi får reda på det, desto tidigare kan vi agera och förhoppningsvis minimera de negativa effekterna av överträdelserna.

Är inte systemet bara ett exempel på att någon övervakar mig?

NCC har åtagit sig att följa sina kärnvärden – Ärlighet, Respekt och Tillit. I linje med detta åtagande uppmuntrar vi och förväntar oss att våra medarbetare och andra som har allvarliga farhågor om någon aspekt av NCC:s arbete informerar om detta. Syftet med Tell Me och eventuella utredningar som görs av NCC är att ta reda på vad som har hänt, oavsett var och på vilken nivå i organisationen det gäller.

Vem kan rapportera överträdelser via Tell Me?

Vem som helst kan lämna in en rapport via Tell Me. De flesta rapporter lämnas av våra medarbetare, men kan också lämnas av konsulter, leverantörer, kunder eller andra affärspartners.

Vem tar emot rapporterna?

Rapporterna som lämnas via Tell Me visselblåsarkanal tas emot av Group Compliance, som går igenom varje rapport. Visselblåsarfunktionen tillhandahålls av ett externt företag som heter People InTouch och är tillgänglig 24 timmar om dygnet, 7 dagar i veckan på alla språk, via telefon eller webbplatsen.

Vem utreder rapporterna?

Beroende på vad rapporten handlar om och var den misstänkta överträdelser inträffade ansvarar olika delar av organisationen för utredningen. Rapporter om trakasserier, diskriminering eller anställningsförhållanden kan normalt bedömas av HR, medan andra rapporter kanske måste bedömas av Legal eller annan koncernfunktion som Security. De resurser som hanterar och utreder visselblåsarrapporter på NCC är oberoende funktioner.

Vem skyddas av NCC:s visselblåsarpolicy?

De som skyddas är personer med olika profiler som kan få information om överträdelser i ett arbetsrelaterat sammanhang. Det kan röra sig om medarbetare, oavlönade praktikanter, aktieägare med aktiva uppdrag och medlemmar i tillsynsorgan (inklusive styrelsen), oberoende tredjepartsentreprenörer, underleverantörer och leverantörer. Skyddet för visselblåsare gäller även för dem som stödjer visselblåsare, såsom kollegor och släktingar.

Om jag har misstankar om överträdelser, hur ska jag rapportera dem?

Vi ber dig att i första hand rapportera misstänkta brott mot uppförandekoden direkt till din chef, din chefs överordnade, Human Resources, Legal, Finance eller Group Compliance. Det kan du göra via mejl eller telefon, men även personligen. Om du känner att du inte kan rapportera till någon av dessa kan du använda Tell Me, NCC:s visselblåsarkanal där du kan lämna en rapport anonymt.

Vart tar dessa rapporter vägen? Vem kan få tillgång till dem?

Rapporterna läggs in direkt i visselblåsartjänstens säkra server som ligger utanför NCC:s IT-miljö. Vår tjänsteleverantör People InTouch, med sitt Speak Up-system, gör sedan rapporterna tillgängliga enbart för behöriga personer inom NCC som ansvarar för att utvärdera rapporterna och genomföra utredningarna. Var och en av dessa mottagare har åtagit sig att hålla rapporterna konfidentiella.

Vad händer om de som anklagas får tillgång till min rapport?

Tell Me-processen för visselblåsning och vår utredningsprocess är utformad så att berörda parter inte informeras om rapporten eller får tillgång till rapporter där de har namngivits.

Jag är orolig över att den information jag lämnar ska avslöja min identitet. Hur kan ni försäkra mig om att det inte kommer att ske?

Det går aldrig att spåra identiteten på den som lämnar rapporten.  Inga identifierbara uppgifter som IP-adress och röstmeddelande lämnas ut till NCC av den externa visselblåsartjänsten. Den som lämnar rapporten får av systemet ett unikt ärendenummer. Med hjälp av ärendenumret kan den som lämnade rapporten lyssna på eller läsa svaret från NCC när de går in i systemet igen.

Din identitet hålls alltid konfidentiell. Du kan också välja att vara anonym i de fall det är tillåtet enligt lokala lagar. För att ytterligare försäkra dig om din anonymitet kan du överväga att inte avslöja några identifierbara uppgifter när du lämnar rapporten. Om du väljer att vara anonym, kom dock ihåg att gå tillbaka till din inlämnade rapport i systemet eftersom Group Compliance kan ha skickat frågor till dig. Det kan vara svårare att göra en utförlig utredning om den som rapporterar är anonym, så tänk igenom det noga innan du lämnar in din rapport.

Vad ska rapporten innehålla?

Det är viktigt för utredningen att den som rapporterar lämnar så mycket information som möjligt som kan vara till hjälp i utredningen (alltid ”vad, när, hur, var” – ”vem” när så behövs för att lösa ärendet). Dessutom är all dokumentation som kan tillhandahållas till hjälp.

Om du kommer på något annat viktigt efter att du har lämnat in rapporten kan du använda det lösenord du får när du rapporterar för att komma åt din ursprungliga rapport Där kan du lägga till mer information eller svara på frågor som du kanske har fått från Group Compliance.

Kommer jag att få någon feedback om resultatet av min inlämnade rapport?

Om den som rapporterar valde den externa visselblåsarlinjen som rapporteringskanal får personen en bekräftelse från Group Compliance inom cirka 48 timmar. Var uppmärksam på att bekräftelsen också kan innehålla frågor som kan vara till hjälp under utredningen.  När utredningen är avslutad får uppgiftslämnaren ett meddelande om det. Beroende på hur känslig utredningen är kan viss icke-konfidentiell information komma att delas med uppgiftslämnaren, men aldrig information som innehåller personuppgifter.

Hur länge sparas uppgifterna?

Alla uppgifter som lämnas i din rapport via Tell Me-telefonen eller -webbsystemet behandlas med syftet att följa upp och utreda det rapporterade meddelandet, i enlighet med lokala rättsliga skyldigheter. Informationen sparas så länge som är nödvändigt för att behandla ärendet, dock inte längre än 2 år.

Behandlingen av personuppgifter via visselblåsarlinjen är strikt reglerad enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR).

Vem får tillgång till uppgifterna?

Alla rapporter tas emot av Group Compliance och behandlas enligt en strikt policy om behov av information. Den person som ska utreda ärendet får tillgång till det och är vanligtvis någon från NCC-funktionerna Legal, Compliance eller HR, beroende på vad ärendet gäller och var i verksamheten en misstänkt överträdelse kan ha skett. Beroende på typen av överträdelse kan även andra avdelningar komma i fråga (till exempel Internal Audit) och i vissa fall behöver vi ta in extern expertis för att hjälpa oss med utredningen.

Finns det andra sätt att rapportera?

Utöver de interna resurser som anges ovan sker den säkraste hanteringen via den externa Tell Me. Du kan också skicka ett mejl till Head of Compliance (länk för e-post) eller ett brev till: Head of Compliance, Group Legal & Risk, 170 80 Solna.

Det finns också lokalt utsedda kontaktpersoner i varje land, alternativt kan du rapportera till lokala myndigheter.

• Kontaktperson - Sverige
• Kontaktperson - Danmark
• Kontaktperson - Finland
• Gällande Norge, mejla Compliance@ncc.se

Lokala myndigheter i Sverige, Danmark och Finland

• Sweden
• Denmark
• Finland